Erfolgsfaktor Kongress

Kongress (lat. Zusammenkunft) von Personen, die in einem speziellen Themenbereich arbeiten und Arbeiten und Erkenntnisse vorstellen und untereinander diskutieren, wobei Neueste Informationen aus erster Hand sowie Networking und Erfahrungs- und der Meinungsaustausch mit Experten die wesentlichen Erfolgsfaktoren erfolgreicher Kongress darstellen. Positiv unterstützt wird diese Zielerreichung durch 3 wesentliche Faktoren: gute Erreichbarkeit und Infrastruktur, beste technische Ausstattung und ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis der Tagungshotels und Kongresszentren.

Darüber hinaus spielt auch immer stärker das passende inhaltliche Umfeld der Kongressdestination eine Rolle, in dem z.B. für das Themengebiet relevante Unternehmen, Forschungsinstitute, Initiativen und Meinungsführer vertreten sind.

Neue Ideen entwickeln sich am besten dort, wo die alten immer wieder in Frage gestellt werden. Deshalb sind die jahrzehntelangen Erfahrungen der deltacom Projektmanagement GmbH keine Vorschusslorbeeren, sondern die Verpflichtung zu besonderen Leistungen bei Konzeption und Organisation von Kongressen, Tagungen und Workshops oder bei der Beratung und Betreuung Kongressbeteiligungen.

Unsere Services

Von der Organisation, Betreuung und Projektsteuerung von nationalen und internationalen wissenschaftlichen/medizinischen Kongressen, Tagungen und Workshops bis hin zur Etatplanung stecken wir zusammen mit unseren Partnern die Eckdaten Ihrer Veranstaltung ab. Wenn die Konzeption steht, starten wir die Arbeit im Detail: Die Organisation von A bis Z sowie die komplette Abwicklung vor, während und nach der Veranstaltung.

Kongressorganisation

Die deltacom Projektmanagement GmbH ist Ansprechpartner für Verbände, Institutionen und Interessenvereinigungen, die eine branchenspezifische Veranstaltung (Kongress, Messe o. Ä.) durchführen wollen. Von der konzeptionellen Beratung bis zur Realisation bieten wir unseren Kunden umfassende und persönliche Betreuung. Die deltacom Projektmanagement GmbH ist nicht nur ausführendes Organ, sondern denkt von Anfang an konstruktiv mit, um durch ihr Know-how Ihre Erwartungen und Vorstellungen zu realisieren. Leistungsbausteine unserer Arbeit sind:

Konzeption

  • Umfassende Planung und Beratung
  • Erstellung eines detaillierten Zeitplanes

Finanzierung/Budgetierung

  • Budgeterstellung und -überwachung
  • Unterstützung bei der Sponsorensuche und entsprechende Vertragsabwicklung
  • Treuhänderische Einnahmen-/Ausgabenverwaltung
  • Endabrechnung

Werbung/Marketing/Kommunikation

  • Erstellung einer veranstaltungseigenen Homepage
  • PR
  • Programmerstellung und -druck
  • Verwaltung von Adressdatenbanken
  • Mailings
  • Anzeigenschaltung in Fachzeitschriften
  • Eintragung in Kongresskalender

Hotelvermittlung

  • Reservierung der entsprechenden Hotelzimmer in Nähe des Veranstaltungsortes
  • Vertragsverhandlungen
  • Verwaltung der Zimmerkontingente unter Berücksichtigung der Stornofristen
  • Durchführung der Buchungen inklusive Bestätigung und Änderungsmanagement
  • Abrechnung

Teilnehmermanagement

  • Registrierung der Teilnehmer mit professioneller Veranstaltungssoftware
  • Anmeldungsannahme per Post, Fax oder online
  • Inkasso der Gebühren
  • Versand der relevanten Bestätigungen und Rechnungen
  • Korrespondenz mit den Teilnehmern
  • Vorbereiten der persönlichen Teilnehmerunterlagen

Referentenbetreuung

  • Registrierung der Referenten inklusive Koordination der technischen Anforderungen
  • Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung

Abstracthandling

  • Gestaltung des Anmeldeformulars (in Papierform und/oder digital)
  • Sammeln und Verwalten der Abstracts (auch online)
  • Erstellen eines Abstractbandes als Buch oder CD-ROM

Logistik

  • Angebotseinholung
  • Vertragsverhandlungen
  • Koordination und Abrechnung aller benötigter Dienstleister (Catering, Transfers, Dolmetscher, Technik etc.)

Rahmenprogramm

  • Organisation von Abendveranstaltungen und Begleitprogrammen

Personaleinsatz

  • Personalplanung vor Ort
  • Hostessen-Service
  • Briefing/Schulung

Vor-Ort-Management

  • Einrichtung eines komplett ausgestatteten Tagungsbüros
  • Technische Betreuung
  • Koordination aller Gewerke
  • Teilnehmer- und Referentenbetreuung
  • Bearbeitung von Neuanmeldern inklusive Inkasso
  • Dekoration
  • Beschilderung
  • Transfers
WordPress Cookie Hinweis von Real Cookie Banner